商业信函的使用范围比较广，多用于较正式的商业往来中，包括建立贸易往来关系、报价、修改信用证、付款、催款等。因此，其格式要求比较严格。
1.信头的写作要求及注意事项
信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。
注意事项：如果临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。
2.日期的写作要求及注意事项
日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，或用数字代替，必须完整地写出来。
日期有两种表达方式。一种为英式，写为23（山h）April，2006；另一种是美式，即April 23,2006。英式写法日在前、月在后，而美式写法则相反。
3.收信人名称和地址的写作要求和注意事项
信内需要写明名称和地址，并与信封上的内容保持一致。信内名称和地址的位置通常位于信纸的左边，低于日期2～3行处，也可写在信末端左边，在签名下约2～4行处。
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